Hvor længe skal jeg opbevare en arbejdsulykkeregistrering?

Hvor længe og hvordan skal du opbevare oplysninger om arbejdsulykker?

EASY er Arbejdsmarkedets Erhvervssikrings og Arbejdstilsynets system til anmeldelse af arbejdsulykker. Her registrerer arbejdsgivere arbejdsulykker, der måtte være indtrådt i virksomheden.

Et nyligt brev dikterer, at EASY holder informationerne i 1 år, før de anonymiseres.

Jeg har talt med Arbejdsmarkedets Erhvervssikring om hvordan man som virksomhed skal forholde sig, da det kan være relevant at have adgang til registreringerne i helt op til 30 år. Det hænger nemlig ikke så godt sammen med Persondataforordningens Artikel 5 stk. 1 litra c om dataminimering.

Anbefalingerne er derfor som følger:
  • Registrer altid anmeldelsen med et X i 'Lovlig anmeldelse' der sikrer en kopi af sagen til forsikringsselskabet
  • Så længe medarbejderen er ansat opbevarer du en kopi af sagen i personalemappen
  • Når medarbejderen fratræder gemmer du basale oplysninger om medarbejderen, som eksempelvis navn, ansættelsesperiode og sagsnummer fra EASY
Ved at følge ovenstående, har virksomheden god mulighed for at bekræfte medarbejderens henvendelse om en skade, der måske er 20 år gammel. Her udleveres EASY sagsnummer og den tidligere medarbejder kan med det nummer henvende sig til sit forsikringsselskab.

Kan forsikringsselskabet så finde alle data frem? Ja, hvis de har bestemt sig for at de vil opbevare sagens detaljer i op til 30 år.

Kan EASY finde dataene frem? Ja -  er jeg blevet fortalt ud fra at de har godt styr på deres datapolitikker og sikkerhed for hvem der kan se hvad og hvor længe.

Kontakt mig gerne, hvis du vil have en snak om hvad man kan tillade sig, eller ikke tillade sig, at gemme i en personalemappe for fratrådte medarbejdere.